Informacia w sprawie wvstawiania faktur poprzez platforme KSeF

Informacia w sprawie wvstawiania faktur poprzez platforme KSeF

W związku z wejściem w życie ustawowego obowiązku korzystania z KSeF, Kierownik Miejsko - Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim informuje, że przy wystawianiu faktur należy w statusie nabywcy oznaczyć, że faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego.

Wystawiając fakturę w KSeF dla jednostki podrzędnej gminy (JST), należy w polu dotyczącym podmiotu UST) wskazać wartość „1” (faktura dla jednostki podrzędnej), a następnie w sekcji Podmiot3 wypełnić dane konkretnej jednostki (np. MGOPS) i określić jej rolę jako „8” (odbiorca).

To zapewnia poprawne skierowanie dokumentu do właściwej jednostki.

Kluczowe kroki w KSeF (struktura FA(3)):

• Podmiot2 / JST: Wybierz „ I ” (oznacza, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej, a nie samej gminy).
• Podmiot3: Wypełnij danymi jednostki podrzędnej (NIP, nazwa, adres).
• Rola w Podmiot 3: Określ jako „8” (JST — odbiorca).

Zastosowanie „1” i uzupełnienie sekcji Podmiot3 jest konieczne, aby faktura trafiła bezpośrednio do jednostki budżetowej, a nie tylko do gminy (urzędu gminy). Wartość „2” w polu JST oznacza, że faktura dotyczy bezpośrednio gminy jako całość.

W celu poprawnego wystawienia faktury należy zastosować następujący schemat:

Nabywca: Gmina Drawsko Pomorskie adres: ul. Gen. Wł. Sikorskiego 41, 78-500 Drawsko Pomorskie, NIP: 6740006008

Odbiorca/Podmiot3: Miejsko - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Drawsku Pomorskim adres: ul. Starogrodzka 9, 78-500 Drawsko Pomorskie, NIP: 2530015594 e-mail: opieka_drawsko@post.pl

Dodatkowo możecie Państwo przesłać kopię informacyjną (np. PDF/wizualizację) na adres e-mail: opieka drawsko@post.pl odbiorcy faktury, przy czym taka kopia nie stanowi doręczenia faktury ani nie wpływa na bieg terminów płatności.

W razie awarii lub niedostępności KSeF, możecie "ystawić fakturę w trybach przewidzianych przepisami (awaryjnym/offline) i udostępnić ją poprzez przesłanie na adres e-mail odbiorcy faktury, a następnie przesłać tę fakturę do KSeF w terminach i na zasadach wynikających z przepisów prawa oraz komunikatów KSeF.

Ponadto, jeśli faktura dotyczy kilku punktów poboru, kilku abonamentów itp. prosimy o wystawienie załącznika w systemie KSeF, który umożliwi przypisanie konkretnych kwot przedmiotów sprzedaży do wydatków zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (T.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 513; zm.: Dz. U. z 2022 r. poz. 1571 i poz. 2045, z 2023 r. poz. 1347, z 2024 r. poz. 1096 i poz. 1872 oraz z 2025 r. poz. 550 i poz. 1241). Jeśli niemożliwe będzie wystawienie danych przedmiotu sprzedaży w systemie KSeF, w celu prawidłowej ewidencji księgowej w księgach rachunkowych jednostek organizacyjnych Gminy, pomocną formą będzie przesłanie specyfikacji faktury na ww. adres e-mail odbiorcy.

W przypadku błędnie wystawionej faktury np. błędnie oznaczonego Podmiot3 jednostka będzie zmuszona prosić o korektę takiej faktury